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Manual de Usuario
Documentación de ZoeyMed
👀 Acerca de esta documentación
Esta documentación ofrece una guía sencilla para entender la lógica y estructura interna de ZoeyMed, explicando cómo están diseñados sus módulos y cómo se conectan entre sí.
Lógica
Citas
Historia Clínica
Tratamientos
Inventario & Finanzas
👉 Punto 1:
1.1 ZoeyMed está construido sobre procesos, no sobre pantallas.
El primer concepto que el usuario debe entender es que ZoeyMed no es un sistema de “llenar pantallas”, sino un sistema basado en procesos clínicos reales.
Cada módulo —citas, laboratorio, procedimientos, inventario, finanzas, consentimientos— está conectado como parte de un flujo completo.
En ZoeyMed, todo funciona siguiendo esta lógica:
Una acción genera un registro. Ese registro genera un proceso. Y ese proceso actualiza todo lo que debe actualizarse sin que el usuario tenga que intervenir.
Por eso el sistema se siente “inteligente”:
Si abres un ciclo, el sistema sabe qué pasos siguen.
Si registras un procedimiento, se activa automáticamente el protocolo correspondiente.
Si usas un medicamento, se descuenta del inventario sin que tengas que hacerlo manualmente.
Si se realiza un pago, se reflejan las pólizas contables.
Por qué esto es importante
Porque el usuario debe entender que:
No es necesario escribir lo mismo en varios lugares.
No es necesario actualizar nada manualmente.
Cada acción afecta otras partes del sistema de forma automática.
Esto evita errores, duplicaciones y pérdida de información clínica.
1.2 ☁️ ZoeyMed vive en la nube — siempre sincronizado y accesible
ZoeyMed no se instala; se accede desde cualquier dispositivo con internet.
Esto garantiza:
Acceso desde cualquier lugar
Información en tiempo real
Seguridad avanzada
Sin riesgo de perder datos locales
Actualizaciones automáticas
Trabajo simultáneo entre embriólogos, doctores, enfermería, administración y contabilidad
¿Requiere conexión a internet? Sí.
ZoeyMed necesita internet para:
Guardar registros
Sincronizar procesos
Conectar módulos (inventario, finanzas, laboratorio, etc.)
Mantener la información en tiempo real
Guardar todo en servidores seguros (AWS)
Sin internet, el sistema no puede operar porque toda la lógica, la base de datos y la seguridad están en la nube.
Punto 2:
🙋♂️ Roles, permisos y trazabilidad completa de acciones
Cada usuario tiene un rol definido dentro de ZoeyMed
En ZoeyMed, cada persona que accede a la plataforma lo hace bajo un rol específico, el cual define qué puede ver, qué puede hacer y qué información puede modificar.
Los roles existen para:
Proteger la información clínica
Evitar errores operativos
Mantener responsabilidades claras
Cumplir con estándares de auditoría médica
Cada acción queda registrada (trazabilidad total)
Todo lo que un usuario hace dentro de ZoeyMed queda registrado de forma automática y permanente.
Esto incluye:
Creación de registros
Modificaciones
Aprobaciones
Cancelaciones
Accesos
Cambios de estado
Firmas y validaciones
Cada evento queda asociado a:
Usuario
Fecha y hora
Módulo
Acción realizada
Estos registros forman una huella interna de actividad (audit trail).
Los registros no se pueden borrar
Por diseño, ZoeyMed no permite eliminar la huella de actividad de un usuario.
Esto es intencional y fundamental para un sistema médico:
Protege la integridad de la información
Permite auditorías internas y externas
Asegura responsabilidad clínica y administrativa
Evita manipulación de datos históricos
Cuando algo se corrige, el sistema registra el cambio, no borra la historia.
Transparencia total para administradores
Los usuarios con permisos administrativos pueden ver el historial completo de acciones dentro del sistema.
Esto permite:
Entender qué ocurrió y cuándo
Identificar errores operativos
Mejorar procesos
Garantizar cumplimiento legal y clínico
Nada ocurre sin quedar registrado dentro de ZoeyMed.
Punto 3: ZoeyMed no está hecho para una sola clínica, sino para adaptarse a cada una
Diseñado para la diversidad real de las clínicas
ZoeyMed no fue diseñado a la medida de una sola clínica ni de un solo flujo de trabajo.
Desde su arquitectura, el sistema fue cuidadosamente pensado para ser flexible, entendiendo que cada clínica opera de forma distinta:
Protocolos diferentes
Equipos con roles distintos
Flujos clínicos propios
Necesidades administrativas particulares
Regulaciones locales variables
En lugar de imponer una única forma de trabajar, ZoeyMed se adapta a la lógica de cada clínica.
Una estructura común, personalizable en cada nivel
Todas las clínicas comparten una estructura base sólida, pero cada una puede:
Definir sus propios protocolos
Decidir qué datos son obligatorios
Configurar reglas automáticas
Ajustar flujos clínicos y administrativos
Asignar roles según su operación
Esto permite estandarización sin rigidez.
ZoeyMed no obliga a la clínica a adaptarse al sistema.
El sistema se adapta a la clínica.
🔷 Módulos principales de ZoeyMed
Sobre esta estructura flexible se construyen los siguientes módulos, todos conectados entre sí:
🧬 Módulo de Pacientes
Expediente clínico
Centro de toda la operación.
Historia médica
Tratamientos y ciclos
Documentos y consentimientos
Seguimiento completo del paciente
🧪 Módulo de Laboratorio
Diseñado para embriología y procesos críticos.
Cultivo embrionario
Evaluaciones día a día
Biopsias, vitrificación y transferencias
Trazabilidad completa de gametos y embriones
Control por protocolos
🗓 Módulo de Citas y Procedimientos
Agenda médica
Procedimientos clínicos
Registro de eventos
Activación automática de protocolos
Conexión con inventario y facturación
💊 Módulo de Inventario
Medicamentos
Insumos
Lotes y caducidades
Consumo automático por procedimiento
Control en tiempo real
💰 Módulo Administrativo y Financiero
Cobros y pagos
Pólizas automáticas
Cuentas por cobrar y pagar
Flujo de efectivo
Reportes financieros
📄 Módulo de Documentos y Consentimientos
Formularios personalizados
Firmas digitales
Versionado
Asociación directa al paciente y al proceso
Cumplimiento legal
⚙ Módulo de Configuración
Roles y permisos
Protocolos
Reglas del sistema
Catálogos
Personalización total por clínica
⭐ Cierre conceptual (muy importante)
ZoeyMed no es un conjunto de módulos aislados.
Es un sistema integrado, donde cada módulo responde a una lógica común y se comunica con los demás de forma automática.
Por eso:
Nada se duplica
Nada se pierde
Nada ocurre fuera del sistema
Manual de Usuario
Documentación de ZoeyMed
👀 Acerca de esta documentación
Esta documentación ofrece una guía sencilla para entender la lógica y estructura interna de ZoeyMed, explicando cómo están diseñados sus módulos y cómo se conectan entre sí.
Lógica
Citas
Historia Clínica
Tratamientos
Inventario & Finanzas
👉 Punto 1:
1.1 ZoeyMed está construido sobre procesos, no sobre pantallas.
El primer concepto que el usuario debe entender es que ZoeyMed no es un sistema de “llenar pantallas”, sino un sistema basado en procesos clínicos reales.
Cada módulo —citas, laboratorio, procedimientos, inventario, finanzas, consentimientos— está conectado como parte de un flujo completo.
En ZoeyMed, todo funciona siguiendo esta lógica:
Una acción genera un registro. Ese registro genera un proceso. Y ese proceso actualiza todo lo que debe actualizarse sin que el usuario tenga que intervenir.
Por eso el sistema se siente “inteligente”:
Si abres un ciclo, el sistema sabe qué pasos siguen.
Si registras un procedimiento, se activa automáticamente el protocolo correspondiente.
Si usas un medicamento, se descuenta del inventario sin que tengas que hacerlo manualmente.
Si se realiza un pago, se reflejan las pólizas contables.
Por qué esto es importante
Porque el usuario debe entender que:
No es necesario escribir lo mismo en varios lugares.
No es necesario actualizar nada manualmente.
Cada acción afecta otras partes del sistema de forma automática.
Esto evita errores, duplicaciones y pérdida de información clínica.
1.2 ☁️ ZoeyMed vive en la nube — siempre sincronizado y accesible
ZoeyMed no se instala; se accede desde cualquier dispositivo con internet.
Esto garantiza:
Acceso desde cualquier lugar
Información en tiempo real
Seguridad avanzada
Sin riesgo de perder datos locales
Actualizaciones automáticas
Trabajo simultáneo entre embriólogos, doctores, enfermería, administración y contabilidad
¿Requiere conexión a internet? Sí.
ZoeyMed necesita internet para:
Guardar registros
Sincronizar procesos
Conectar módulos (inventario, finanzas, laboratorio, etc.)
Mantener la información en tiempo real
Guardar todo en servidores seguros (AWS)
Sin internet, el sistema no puede operar porque toda la lógica, la base de datos y la seguridad están en la nube.
Punto 2:
🙋♂️ Roles, permisos y trazabilidad completa de acciones
Cada usuario tiene un rol definido dentro de ZoeyMed
En ZoeyMed, cada persona que accede a la plataforma lo hace bajo un rol específico, el cual define qué puede ver, qué puede hacer y qué información puede modificar.
Los roles existen para:
Proteger la información clínica
Evitar errores operativos
Mantener responsabilidades claras
Cumplir con estándares de auditoría médica
Cada acción queda registrada (trazabilidad total)
Todo lo que un usuario hace dentro de ZoeyMed queda registrado de forma automática y permanente.
Esto incluye:
Creación de registros
Modificaciones
Aprobaciones
Cancelaciones
Accesos
Cambios de estado
Firmas y validaciones
Cada evento queda asociado a:
Usuario
Fecha y hora
Módulo
Acción realizada
Estos registros forman una huella interna de actividad (audit trail).
Los registros no se pueden borrar
Por diseño, ZoeyMed no permite eliminar la huella de actividad de un usuario.
Esto es intencional y fundamental para un sistema médico:
Protege la integridad de la información
Permite auditorías internas y externas
Asegura responsabilidad clínica y administrativa
Evita manipulación de datos históricos
Cuando algo se corrige, el sistema registra el cambio, no borra la historia.
Transparencia total para administradores
Los usuarios con permisos administrativos pueden ver el historial completo de acciones dentro del sistema.
Esto permite:
Entender qué ocurrió y cuándo
Identificar errores operativos
Mejorar procesos
Garantizar cumplimiento legal y clínico
Nada ocurre sin quedar registrado dentro de ZoeyMed.
Punto 3: ZoeyMed no está hecho para una sola clínica, sino para adaptarse a cada una
Diseñado para la diversidad real de las clínicas
ZoeyMed no fue diseñado a la medida de una sola clínica ni de un solo flujo de trabajo.
Desde su arquitectura, el sistema fue cuidadosamente pensado para ser flexible, entendiendo que cada clínica opera de forma distinta:
Protocolos diferentes
Equipos con roles distintos
Flujos clínicos propios
Necesidades administrativas particulares
Regulaciones locales variables
En lugar de imponer una única forma de trabajar, ZoeyMed se adapta a la lógica de cada clínica.
Una estructura común, personalizable en cada nivel
Todas las clínicas comparten una estructura base sólida, pero cada una puede:
Definir sus propios protocolos
Decidir qué datos son obligatorios
Configurar reglas automáticas
Ajustar flujos clínicos y administrativos
Asignar roles según su operación
Esto permite estandarización sin rigidez.
ZoeyMed no obliga a la clínica a adaptarse al sistema.
El sistema se adapta a la clínica.
🔷 Módulos principales de ZoeyMed
Sobre esta estructura flexible se construyen los siguientes módulos, todos conectados entre sí:
🧬 Módulo de Pacientes
Expediente clínico
Centro de toda la operación.
Historia médica
Tratamientos y ciclos
Documentos y consentimientos
Seguimiento completo del paciente
🧪 Módulo de Laboratorio
Diseñado para embriología y procesos críticos.
Cultivo embrionario
Evaluaciones día a día
Biopsias, vitrificación y transferencias
Trazabilidad completa de gametos y embriones
Control por protocolos
🗓 Módulo de Citas y Procedimientos
Agenda médica
Procedimientos clínicos
Registro de eventos
Activación automática de protocolos
Conexión con inventario y facturación
💊 Módulo de Inventario
Medicamentos
Insumos
Lotes y caducidades
Consumo automático por procedimiento
Control en tiempo real
💰 Módulo Administrativo y Financiero
Cobros y pagos
Pólizas automáticas
Cuentas por cobrar y pagar
Flujo de efectivo
Reportes financieros
📄 Módulo de Documentos y Consentimientos
Formularios personalizados
Firmas digitales
Versionado
Asociación directa al paciente y al proceso
Cumplimiento legal
⚙ Módulo de Configuración
Roles y permisos
Protocolos
Reglas del sistema
Catálogos
Personalización total por clínica
⭐ Cierre conceptual (muy importante)
ZoeyMed no es un conjunto de módulos aislados.
Es un sistema integrado, donde cada módulo responde a una lógica común y se comunica con los demás de forma automática.
Por eso:
Nada se duplica
Nada se pierde
Nada ocurre fuera del sistema
Manual de Usuario
Documentación de ZoeyMed
👀 Acerca de esta documentación
Esta documentación ofrece una guía sencilla para entender la lógica y estructura interna de ZoeyMed, explicando cómo están diseñados sus módulos y cómo se conectan entre sí.
Lógica
Citas
Historia Clínica
Tratamientos
Inventario & Finanzas
👉 Punto 1:
1.1 ZoeyMed está construido sobre procesos, no sobre pantallas.
El primer concepto que el usuario debe entender es que ZoeyMed no es un sistema de “llenar pantallas”, sino un sistema basado en procesos clínicos reales.
Cada módulo —citas, laboratorio, procedimientos, inventario, finanzas, consentimientos— está conectado como parte de un flujo completo.
En ZoeyMed, todo funciona siguiendo esta lógica:
Una acción genera un registro. Ese registro genera un proceso. Y ese proceso actualiza todo lo que debe actualizarse sin que el usuario tenga que intervenir.
Por eso el sistema se siente “inteligente”:
Si abres un ciclo, el sistema sabe qué pasos siguen.
Si registras un procedimiento, se activa automáticamente el protocolo correspondiente.
Si usas un medicamento, se descuenta del inventario sin que tengas que hacerlo manualmente.
Si se realiza un pago, se reflejan las pólizas contables.
Por qué esto es importante
Porque el usuario debe entender que:
No es necesario escribir lo mismo en varios lugares.
No es necesario actualizar nada manualmente.
Cada acción afecta otras partes del sistema de forma automática.
Esto evita errores, duplicaciones y pérdida de información clínica.
1.2 ☁️ ZoeyMed vive en la nube — siempre sincronizado y accesible
ZoeyMed no se instala; se accede desde cualquier dispositivo con internet.
Esto garantiza:
Acceso desde cualquier lugar
Información en tiempo real
Seguridad avanzada
Sin riesgo de perder datos locales
Actualizaciones automáticas
Trabajo simultáneo entre embriólogos, doctores, enfermería, administración y contabilidad
¿Requiere conexión a internet? Sí.
ZoeyMed necesita internet para:
Guardar registros
Sincronizar procesos
Conectar módulos (inventario, finanzas, laboratorio, etc.)
Mantener la información en tiempo real
Guardar todo en servidores seguros (AWS)
Sin internet, el sistema no puede operar porque toda la lógica, la base de datos y la seguridad están en la nube.
Punto 2:
🙋♂️ Roles, permisos y trazabilidad completa de acciones
Cada usuario tiene un rol definido dentro de ZoeyMed
En ZoeyMed, cada persona que accede a la plataforma lo hace bajo un rol específico, el cual define qué puede ver, qué puede hacer y qué información puede modificar.
Los roles existen para:
Proteger la información clínica
Evitar errores operativos
Mantener responsabilidades claras
Cumplir con estándares de auditoría médica
Cada acción queda registrada (trazabilidad total)
Todo lo que un usuario hace dentro de ZoeyMed queda registrado de forma automática y permanente.
Esto incluye:
Creación de registros
Modificaciones
Aprobaciones
Cancelaciones
Accesos
Cambios de estado
Firmas y validaciones
Cada evento queda asociado a:
Usuario
Fecha y hora
Módulo
Acción realizada
Estos registros forman una huella interna de actividad (audit trail).
Los registros no se pueden borrar
Por diseño, ZoeyMed no permite eliminar la huella de actividad de un usuario.
Esto es intencional y fundamental para un sistema médico:
Protege la integridad de la información
Permite auditorías internas y externas
Asegura responsabilidad clínica y administrativa
Evita manipulación de datos históricos
Cuando algo se corrige, el sistema registra el cambio, no borra la historia.
Transparencia total para administradores
Los usuarios con permisos administrativos pueden ver el historial completo de acciones dentro del sistema.
Esto permite:
Entender qué ocurrió y cuándo
Identificar errores operativos
Mejorar procesos
Garantizar cumplimiento legal y clínico
Nada ocurre sin quedar registrado dentro de ZoeyMed.
Punto 3: ZoeyMed no está hecho para una sola clínica, sino para adaptarse a cada una
Diseñado para la diversidad real de las clínicas
ZoeyMed no fue diseñado a la medida de una sola clínica ni de un solo flujo de trabajo.
Desde su arquitectura, el sistema fue cuidadosamente pensado para ser flexible, entendiendo que cada clínica opera de forma distinta:
Protocolos diferentes
Equipos con roles distintos
Flujos clínicos propios
Necesidades administrativas particulares
Regulaciones locales variables
En lugar de imponer una única forma de trabajar, ZoeyMed se adapta a la lógica de cada clínica.
Una estructura común, personalizable en cada nivel
Todas las clínicas comparten una estructura base sólida, pero cada una puede:
Definir sus propios protocolos
Decidir qué datos son obligatorios
Configurar reglas automáticas
Ajustar flujos clínicos y administrativos
Asignar roles según su operación
Esto permite estandarización sin rigidez.
ZoeyMed no obliga a la clínica a adaptarse al sistema.
El sistema se adapta a la clínica.
🔷 Módulos principales de ZoeyMed
Sobre esta estructura flexible se construyen los siguientes módulos, todos conectados entre sí:
🧬 Módulo de Pacientes
Expediente clínico
Centro de toda la operación.
Historia médica
Tratamientos y ciclos
Documentos y consentimientos
Seguimiento completo del paciente
🧪 Módulo de Laboratorio
Diseñado para embriología y procesos críticos.
Cultivo embrionario
Evaluaciones día a día
Biopsias, vitrificación y transferencias
Trazabilidad completa de gametos y embriones
Control por protocolos
🗓 Módulo de Citas y Procedimientos
Agenda médica
Procedimientos clínicos
Registro de eventos
Activación automática de protocolos
Conexión con inventario y facturación
💊 Módulo de Inventario
Medicamentos
Insumos
Lotes y caducidades
Consumo automático por procedimiento
Control en tiempo real
💰 Módulo Administrativo y Financiero
Cobros y pagos
Pólizas automáticas
Cuentas por cobrar y pagar
Flujo de efectivo
Reportes financieros
📄 Módulo de Documentos y Consentimientos
Formularios personalizados
Firmas digitales
Versionado
Asociación directa al paciente y al proceso
Cumplimiento legal
⚙ Módulo de Configuración
Roles y permisos
Protocolos
Reglas del sistema
Catálogos
Personalización total por clínica
⭐ Cierre conceptual (muy importante)
ZoeyMed no es un conjunto de módulos aislados.
Es un sistema integrado, donde cada módulo responde a una lógica común y se comunica con los demás de forma automática.
Por eso:
Nada se duplica
Nada se pierde
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